Optimizar el correo electrónico es una labor necesaria, sobre todo si es de uso profesional. Y es que, tener todo categorizado y ordenado será básico para que no se escape ningún mensaje importante.

Recordemos que la aparición del email ha sido una de las grandes revoluciones profesionales del siglo XXI. Se estima que un empleado medio puede recibir unos 100 correos electrónicos al día, muchos de ellos urgentes e inmediatos. De ahí la importancia de la correcta optimización.

Cómo optimizar el correo electrónico

Dicho esto, veamos qué podemos hacer para optimizar el servicio de email logrando en el proceso que nos convierta en personas más productivas y organizadas. Tome nota.

Desactiva las notificaciones

Este consejo le puede servir para cualquier equipo, y no solo en el correo electrónico. Cuando estamos concentrados, que el teléfono móvil o las notificaciones del email estén sonando constantemente se convertirán en un problema que nos restará productividad. Por eso es mejor consultar los mensajes en el tiempo de descanso, entre actividades, etc.

Marca diferencias

El email se suele usar para enviar mensajes que dejen constancia de un encargo, una comunicación, etc. Sin embargo, a nivel profesional, es conveniente optar por las llamadas telefónicas y los mensajes instantáneos como fórmulas comunicativas urgentes, pues son más rápidas para que lleguen al interesado. Por eso es preferible dejar claro para qué se debería utilizar cada vía.

Evite usar el correo electrónico como método de almacenamiento

Si crea un sinfín de carpetas y almacena documentos indiscriminadamente, acabará por no poder seguir todo cuanto le interesa. No es el mejor método de guardado, pues para eso hay otras herramientas más interesantes en los sistemas operativos de los ordenadores e incluso en la nube. Desde esas fuentes tendrá documentos y comunicaciones mejor almacenadas y más fácilmente reutilizables cuando de verdad sean necesarias.

Causa baja en las listas de distribución

Hoy en día, apenas llega contenido realmente relevante a través de este tipo de listas. Es mayor el ruido y el espacio que ocupa en tu bandeja de entrada que el verdadero valor que vas a obtener.

Crea alertas que aporten valor añadido

Es decir, alertas realmente interesantes para saber cómo está tu sector, para poder chequearlas en un calendario para que no las olvides, etc.

Crea un receptor de marcas

Es una herramienta muy útil para optimizar un servicio de email. Así, los correos electrónicos que recibas y que consideres más urgentes los tendrás todos listos para verlos en cuanto abras el servicio.

Marcas para recepción y envío

Puede ser interesante que usted marque los emails de una forma diferente para usted que para el receptor que los recibirá. Ayudará a la otra parte a identificar los correos electrónicos fácilmente y decidir qué hace con ellos. Si luego la otra parte hace lo mismo contigo, le facilita mucho su labor.

No use el correo para conversaciones con muchas personas

Puede ser contraproducente establecer muchas conversaciones cruzadas con diversas personas. Por eso, en lugar de enviar muchos emails, es conveniente hacer una reunión, una conferencia, etc. Así se pone el foco en lo importante, se pierde menos tiempo y queda todo más claro.

La bandeja de entrada es un punto de distribución

Desde la misma puede evaluar la información recibida para actuar en consecuencia a posteriori. Archiva, desplaza, responde, envía, borra…

Estos 9 trucos para optimizar el correo electrónico le van a ser muy útiles para optimizar su día a día. Si quiere más consejos e información de valor, contáctenos y sigue nuestro blog.